Datenschutzerklärung
Die Gemeinde Petting nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und hält sich daher an alle geltenden Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz, insbesondere an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bayer. Datenschutzgesetz (BayDSG). Die folgenden Erläuterungen geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz sicherstellen und welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten.
A) Allgemeine Informationen
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Gemeinde Petting
Postanschrift: Hauptstr. 34, 83367 Petting
Telefon: 08686/8099
E-Mail: info@gemeinde-petting.de
Unser Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@traunstein.bayern oder der Telefonnummer 0861/58-7092.
Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.
Wenn zur Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, so erfolgt diese auf Grundlage des Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO.
Empfänger von personenbezogenen Daten
Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch die Firma Komuna.
Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Ihre Rechte
Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:
- Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/
Weitere Informationen
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen erreichen.
B) Informationen zum Internetauftritt
Technische Umsetzung
Unser Webserver wird durch die Firma ispOne business GmbH betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch ispOne business GmbH, Weißdornweg 3, 77955 Ettenheim verarbeitet.
Protokollierung
Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet: Im Einzelnen wird über jeden Abruf folgender Datensatz gespeichert:
- Name der abgerufenen Datei
- Datum und Uhrzeit des Abrufs
- übertragene Datenmenge
- Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
- Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
- verwendetes Betriebssystem
- die zuvor besuchte Seite
- Provider
- Ihre IP-Adresse
- übertragene Datenmenge
Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden die Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet.
Aktive Komponenten
Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.
Cookies
Wir setzen auf unserer Webseite sogenannte Cookies (kleine Dateien) ein, allerdings nur solche, die zum technischen Betrieb erforderlich sind. Optionale Cookies werden nicht verwendet. Daher finden Sie auf unserer Webseite keine gesonderten Cookie-Hinweise.
Verwendung von Google Webfonts, Google Maps und OpenStreetMap
Verwendung von Google Webfonts und Google Maps
Auf unserer Webseite werden externe Schriften, sog. Google Webfonts, verwendet. Zudem benutzen wir Google Maps, um für Sie den Anfahrtsweg zu unserem Unternehmen darzustellen und Ihnen die Planung der Anfahrt zu vereinfachen.
Auch hierbei greifen wir auf Dienste der Google Inc. 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA zurück.
Dazu lädt beim Aufrufen unserer Seite Ihr Browser die benötigten Informationen vom Google-Server in den USA in ihren Browsercache. Dies ist notwendig damit auch Ihr Browser eine optisch verbesserte Darstellung unserer Texte anzeigen kann, bzw. die Karte auf unserer Webseite dargestellt wird. Hierdurch wird an den Google-Server übermittelt, welche unserer Internetseiten Sie besucht haben. Auch wird Ihre IP-Adresse von Google gespeichert.
Weitergehende Informationen zu Google Webfonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq?hl=de-DE&csw=1
Weitergehende Informationen zu Google Maps finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html
Allgemeine Informationen zum Thema Datenschutz bei Google finden Sie unter www.google.com/policies/privacy/
Verwendung von OpenStreetMap
Wir verwenden auf unserer Webseite einen Kartenausschnitt von OpenStreetMap (https://www.openstreetmap.de/), um für Sie den Anfahrtsweg zu unserem Unternehmen darzustellen und Ihnen die Planung der Anfahrt zu vereinfachen.
Bei OpenStreetMap handelt es sich um ein Open-Source-Mapping-Werkzeug. Damit Ihnen die Karte angezeigt werden kann, wird Ihre IP-Adresse an OpenStreetMap weitergeleitet. Wie OpenStreetMap Ihre Daten speichert, können Sie auf der Datenschutzseite von OpenStreetMap hier https://www.fossgis.de/datenschutzerkl%C3%A4rung/:Datenschutz einsehen.
Wir stützen den Einsatz der vorgenannten Social Plugins auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO. Mit Aktivierung des entsprechenden Links erteilen Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung.
Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung)
Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nur in anonymisierter Form eingesetzt. Ihre IP-Adresse wird dafür zunächst anonymisiert und erst dann von uns ausgewertet oder an Dritte zur Auswertung übermittelt. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.
Vorlesefunktion
Wir möchten möglichst vielen Nutzern einen breiten und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmten Zugang zu unserer Homepage ermöglichen. Im Sinne der Barrierefreiheit wird daher auf der Homepage eine Vorlesefunktion angeboten.
C) Einzelne Verarbeitungstätigkeiten
Emailversand Amtsblatt und Bürgerhilfe
Sie können sich regelmäßig unser Amtsblatt und Mitteilungen des Pettinger Helferkreises zusenden lassen. Ihre E-Mail-Adresse wird für diesen Versand gespeichert und nur zu diesem Zweck verarbeitet.
Die Zusendung des Amtsblatt und Mitteilungen des Pettinger Helferkreises können Sie jederzeit, getrennt voneinander, selbst wie folgt beenden:
Geben Sie auf der Startseite unten links bei Amtsblatt Ihre Email-Adresse ein und drücken Sie auf den Button „Abbestellen“. Ihre E-Mail-Adresse wird dann automatisch gelöscht.
komuna.RSP – Rathaus Service-Portal
Das Komuna Rathaus Service-Portal ermöglicht allen Bürgerinnen und Bürgern einige Dienstleistungen der Gemeinde online in Anspruch zu nehmen. Zu diesen Dienstleitungen gehören u.a. die Erfassung von Zählerständen für die Verbrauchsgebührenabrechnung, An- und Ummeldungen sowie Beantragung von Wahlscheinen für die kommenden Wahlen. Sie können dieses Portal nutzen, können aber auch alle Dienstleistungen bei der Gemeindeverwaltung in Anspruch nehmen.
Das Service-Portal wird von unserem Auftragsverarbeiter Komuna GmbH EDV-Beratung, Wallerstr. 2, 84032 Altdorf zur Verfügung gestellt. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung bleibt aber die Gemeinde.
Zur Erstellung eines Nutzungskontos werden die erforderlichen Daten gespeichert. Durch das Anlegen des Nutzungskontos willigen Sie in die entsprechende Datenverarbeitung ein (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO). Ihre Daten werden nach Löschung des Benutzerkontos gelöscht. Sie müssen zusätzlich durch Aktivierung einer Checkbox in die Verarbeitung der Daten bei den einzelnen Vorgängen einwilligen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO). Es werden all diejenigen personenbezogene Daten verarbeitet, die im Portal abgefragt werden und angegeben werden müssen (mit * gekennzeichnet), das sind insbesondere Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten und ggf. weitere erforderliche Daten. Daten, die nicht zwingend erforderlich sind, müssen Sie nicht angeben. Wenn Sie konkrete Informationen zu einzelnen Verarbeitungstätigkeiten (z.B. Speicherdauer, Weitergabe der Daten) benötigen, dann können Sie sich jederzeit persönlich an die zuständigen Mitarbeiter/Innen der Gemeindeverwaltung wenden.
Mit der Bereitstellung der Online-Anwendungen hat die Verwaltung die Fa. komuna GmbH (www.komuna.de), 84032 Altdorf, als vertrauenswürdigen Dritten beauftragt. Beim Aufruf der Online-Anwendungen wird entsprechend auf die Systeme der komuna GmbH (wzko.komuna.net) verlinkt. Sie können sich anhand des Zertifikates davon überzeugen, dass Sie auf dem richtigen Server verlinkt wurden. Diese Online-Anwendung ist über das HTTPS-Protokoll verschlüsselt, die Schlüsselstärke beträgt je nach eingesetztem Browser 128-Bit bzw. 256-Bit.
Die erhobenen Daten werden zur Zuordnung der Zählernummer und dem Objekt (Str., Hausnummer) von der Kommune an die Applikation Wasserzähler-Online verschlüsselt zur komuna GmbH übertragen. Die Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse ist optional und wird nur für die entsprechende Benachrichtigungsmail benötigt. Ihre Daten (Zählernummer, Zählerstand, Ablesedatum) bleiben solange gespeichert, bis sie durch das Hochladen neuer Daten überschrieben werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Verwendung des Onlinebuchungstools des IRS – Region 18 e.V.
Unsere Onlinepräsenz verwendet zur Ermöglichung der Onlinebuchungen von Unterkunftsleistungen und sonstigen Reiseleistungen, sowie zur Abwicklungen von Anfragen und Prospektbestellungen das Onlinebuchungstool (nachfolgend „OBT“) des IRS – Region 18 e.V., Felden 10, 83233 Bernau am Chiemsee, nachfolgend „IRS18“ abgekürzt. Im Rahmen des OBT verarbeitet der IRS18 die Daten als Verantwortlicher. Die Hinweise und Bestimmungen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung des IRS18 zum OBT, welche Sie jederzeit aus dem OBT heraus aufrufen können oder unter www.irs18.de/images/datenschutz/datenschutzerklaerung-irs18.pdf einsehen können.”
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Verantwortlicher für die Erhebung von personenbezogenen Daten nach dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist die
Gemeinde Petting
Hauptstr. 34, 83367 Petting
Telefon: 08664/8099
Mail: info@gemeinde-pettng.de
Die Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten lauten
Daniel Dußmann
Landratsamt Traunstein, Crailsheimstr. 1, 83278 Traunstein
Telefon: 0861/58-7092
Mail: datenschutzbeauftragter@traunstein.bayern
Angaben über Art, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Empfänger und Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit beim/bei der für Ihren Vorgang zuständigen Sachbearbeiter/in einholen oder auf der Webseite unter: https://www.gemeinde-petting.de/index.php/datenschutz/50-verarbeitungsverzeichnis
Ihre Rechte
Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:
- Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/
Leitbild Datenschutz der Gemeinde Petting
Datenschutz ist Grundrechtsschutz!
Datenschutz bildet ein wichtiges Fundament der Tätigkeit unserer politischen Organe und unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist daher organisatorisch fest verankert. Wir sehen den Datenschutz in Zeiten zunehmender Globalisierung und Digitalisierung nicht als Einschränkung unserer Tätigkeit, sondern als bedeutendes Merkmal unserer freien Gesellschaft, in der der Schutz von personenbezogenen Daten und damit auch von Personen selbst ein hohes und unverzichtbares Gut ist.
Wir verpflichten uns daher bei der Erfüllung unserer Aufgaben die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen transparent und nachvollziehbar umzusetzen. Wir achten darauf, dass nur Daten erhoben werden, für die eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung der Betroffenen uns dazu ermächtigt. Das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Bürgerinnen und Bürger, aber auch unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die verpflichtenden Prinzipien der Datensparsamkeit, Zweckbindung und Speicherbegrenzung beachtet.
Wegen der Sensibilität und des Schutzbedarfs der personenbezogenen Daten ist es oberstes Gebot, die Personen, deren Daten verarbeitet werden, sowie die Daten selbst zu schützen. Bei den eingesetzten IT-Technologien wird der allgemein anerkannte Stand der Technik genutzt. Eine sichere IT, die die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und die Integrität der Verarbeitung sicherstellt, ist eine wichtige Voraussetzung zum Schutz personenbezogener Daten und zum Schutz unserer Tätigkeit.
Die Betroffenenrechte, insbesondere die Auskunftsrechte und Informationspflichten werden jederzeit und ohne Hindernisse gewährleistet.
Unser behördlicher Datenschutzbeauftragte steht allen betroffenen Personen in datenschutzrechtlichen Belangen als Ansprechpartner zur Verfügung. Er führt regelmäßig interne Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen durch und überprüft und dokumentiert die Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen.
Dieses Leitbild wird konkretisiert und ausgefüllt durch verschiedene interne Maßnahmen, die zusammen das Datenschutzkonzept bilden.
Petting, 31.03.2021
Karl Lanzinger, 1. Bürgermeister
VERARBEITUNGSVERZEICHNIS NACH ART. 30 DSGVO
Hinweis: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind für jede Verarbeitungstätigkeit in einem vorhandenen IT-Sicherheitskonzept geregelt
* Unter Identifikationsdaten verstehen sich im Regelfall Name, Vorname, ggf. Doktorgrad, falls erforderlich Geburtsdatum
** Die Angabe Gemeindeordnung (GO) bezieht sich im Regelfall auf die Aufgaben der Gemeinde im eigenen Wirkungskreis (Art. 7, 57 GO)
*** Die Aufbewahrungsfrist beginnt im Regelfall mit Ablauf des Kalenderjahres der letzten Bearbeitung
Zur besseren Lesbarkeit wird nachfolgend die männliche Schreibweise verwendet.
Nr. | Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage (**) | Kategorien der personenbezogenen Daten(*) | Kategorien der betroffenen Personen | Empfänger der personenbezogenen Daten | Übermittlung an ein Drittland | Dauer der Speicherung (***) | Zusätzl. interne Infor-mationen |
ALLGEMEINES | |||||||||
Bürgerservice-Portal | Erstellung eines Benutzerkontos | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) | Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten, Logdateien | Benutzer des Service-Portals | eID-Serviceprovider, Melderegister, Auftragsverarbeiter Komuna bzw. HSH Softwareentwicklung GmbH, berechtigte Teilnehmer im Portalverbund, Authega GATE | keine | Benutzerkonto bis zur Löschung durch Benutzer bzw. Widerruf, Logdateien gem. Löschkonzept | ||
Bürgerversammlungen (Wortmeldungen) | Prüfung der Berechtigung einer Wortmeldung und Information über das Ergebnis | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten Kommunikationsdaten | Bürger | Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Gemeinderat | keine | 10 Jahre | EAPL 0263 | |
Durchführung von Veranstaltungen | Führung von Adressdatenbanken | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | nach Wegfall der Grundlage | ||
Ehrungen, Auszeichnungen, Ordensverleihungen | Vorschläge, Organisation und Durchführung von Ehrungen | GO, BezO, versch. Gesetze und Verordnungen und Bekanntmachungen und Richtlinien, Art. 27 BayDSG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO (Einwilligung) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Partei- und Vereinszugehörigkeit, Funktionen in der Organisation | zu ehrende Personen und weitere zur Ehrung/zum Empfang geladene Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt TS, Regierung von Obb., ggf. Ministerien; ggf. Presse und Öffentlichkeit (bei Einwilligung) | keine | 30 Jahre nach Abschluss des Ehrungsvorganges | EAPL 0230, ggf. Archivierung | |
E-Mail-Verkehr | Erstellung, Beantwortung und Speicherung von E-Mails | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen (Empfänger/Absender) | Mitarbeiter der Verwaltung, Empfänger | keine | nach Wegfall der Grundlage, spätestens nach 5 Jahren | ggf. Archivierung | |
Fotoaufnahmen bei Veranstaltungen (keine Portraits) | Dokumentation, Information und Öffentlichkeitsarbeit | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Fotos | Veranstaltungsbesucher | Mitarbeiter der Verwaltung, Bürger | keine | nach Wegfall der Grundlage | ggf. Archivierung | |
Führen einer Liste von Geschenken und Spenden | Dokumentation, auch hinsichtlich Korruptionsprävention | SponsR, KorruR, VV-BeamtR | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ggf. Archivierung | |
Führen eines Presseverteilers | Weitergabe von Informationen an die Medien | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen (Journalisten, Medienunternehmen, Rundfunk) | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | nach Wegfall der Grundlage | ||
Fundbüro | Vollzug Fundrecht, Verwahrung der Fundgegenstände und Verlustanzeigen | §§ 965ff BGB, FundV, ggf. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a DSGVO (Einwilligung), wenn Datenweitergabe an Besitzer gewünscht | Identifikationsdaten, Adressdaten Kommunikationsdaten | Finder, Besitzer | Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Polizei, betroffene Personen | keine | 5 Jahre; ggf. bis zum Widerruf der Einwilligung | EAPL 1360 | |
Gemeinderatssitzungen | Behandlung von Bürgeranträgen und Wortmeldungen | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten | Besucher, Antragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Gemeinderat | keine | 30 Jahre | EAPL 0241 | |
Gemeindezeitung (auch auf der Webseite) | Darstellung von Berichten und Fotos aus dem Gemeindebereich | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) | Identifikationsdaten, Fotoaufnahmen | Berichtsverfasser, auf Fotos abgebildete Personen | 10 Jahre, im Internet max. 6 Monate | ggf. Archivierung | |||
Gratulation von Jubilaren | Organisation und Durchführung von Gratulationen durch den Bürgermeister | § 50 Abs. 2 BMG | Identifikationsdaten, Adressdaten | Jubilare | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 1 Monat nach Ablauf des Ehrungsmonats | ||
Infektionsschutzmaßnahmen (Corona) | Feststellung der Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen zur evtl. Rückverfolgung von Infektionsketten | BayIfSMV | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Nutzer und Besucher verschiedener Einrichtungen der Gemeinde | Mitarbeiter der Verwaltung, Gesundheitsamt, Führungsgruppe Katastrophenschutz | keine | vier Wochen nach Erhebung der Daten | ||
Kurzfristige Vermietung von Gemeindeeigentum (z.B. Räumlichkeiten, Gegenstände) | Bereitstellung von Gemeindeeigentum für Bürger, Vertragsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst b DSGVO, Mietverträge | Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten | Mieter | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 5 Jahre | analog EAPL 9121 | |
Organisation und Durchführung von Videokonferenzen | Besprechungen mit internen und/oder externen Teilnehmern | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) | Identifikationsdaten, ggf. anonymisiert, e-mail-Adresse | Veranstalter, Teilnehmer | Mitarbeiter der Verwaltung, Anbieter des Videokonferenzsystems | im Regelfall keine, ggf. an Anbieter USA | Löschung von Daten erfolgt nach Ende der Videokonferenz, keine Aufzeichnung von Videokonferenzen | ||
Reservierung von Gemeindeeigentum (z.B. Räumlichkeiten, Gegenstände) | Unentgeltliche Bereitstellung von Gemeindeeigentum für Bürger, Führen Reservierungskalender | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten | Nutzer | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 1 Jahr | ||
Telefonlisten, Organigramm | Übersicht über die Mitarbeiter/innen und ihre Kontaktdaten | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten | Beschäftigte | Mitarbeiter der Verwaltung, Homepage, andere Behörden, Bürger | keine | bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters | ||
HAUPTAMT | |||||||||
freiwillige Zuschüsse | Bearbeitung von Zuschussanträgen | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Förderrichtlinie | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankverbindung | Antragsteller (Privatpersonen, Vereine, Organisationen) | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Gastschulverhältnisse | Stellungnahmen und Genehmigungen von Gastschulanträgen, Abrechnung von Beiträgen | Bay EUG, Art. 10 BaySchFG, § 4 GrSO und MSO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Schüler, Eltern, Vormund | Mitarbeiter der Verwaltung, Schule, Sachaufwandsträger anderer Kommunen | keine | 5 Jahre | EAPL 2051, 2052 | |
Miet- und Pachtwesen | Abschluss und Verwaltung von Miet- und Pachtverträgen | Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst b DSGVO, Miet- und Pachtverträge | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | Miet- und Pachtbewerber, Mieter | Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates, Landratsamt, ggf. Bayerischer Bauernverband | keine | 5 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 9121 und 9123 | |
Parkausweise für beeinträchtigte Personen | Bearbeitung von Anträgen und Ausstellung von Parkausweisen bei Schwerbehinderung | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Daten zur Schwerbehinderung | Antragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Schülerbeförderung | Anträge und Listen zur Fahrkartenbestellung, Schulbusbestellung, Zustiegslisten | Art. 1 – 5 SchKrfG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Schüler, Eltern, Vormund | Mitarbeiter der Verwaltung Mitarbeiter der Transportunternehmen | keine | 5 Jahre | EAPL 204 | |
Verkehrsrechtliche Maßnahmen | verkehrsrechtliche Anordnungen und Sondernutzungserlaubnisse, Anordnungen aufgrund der gemeindlichen Satzung | StVO, BayStrWG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) | Mitarbeiter der Verwaltung, Verkehrsbehörden, Polizei, Verkehrsgutachter, sonstige Betroffene Dritte | keine | 10 Jahre | EAPL 1402 | |
Verkehrsüberwachung | Ahndung von Ordnungswidrigkeiten, ins. Falschparken | StVO | Kfz-Kennzeichen, ggf. Identifikationsdaten, Adressdaten | Kfz-Halter | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt, Polizei, Abschleppunternehmer | keine | 10 Jahre | EAPL 1411 | |
Wahlen, Bürgerbegehren und- entscheide, Volksbegehren und -entscheide | Durchführung der Wahlen und Bürger- und Volksentscheide | GLKrWG, GLKrWO, LWG, BWG, EuWG, BV, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Bürger, Kandidaten, Wahlhelfer | Mitarbeiter der Verwaltung, Wahlhelfer, Wahlbehörden, Datendienstleister, Polizei, Landratsamt Traunstein, Landes- und Bundeswahlleiter im Fall von Beschwerden, Öffentlichkeit (Amtliche Bekanntmachungen) | keine | 30 Jahre; Ausnahme: 6 Monate für Wähler-verzeichnisse, schriftl. Wahlscheinanträge, Vollmachten für Wahlscheine, Wahlscheinverzeichnis, Verzeichnis ungültiger Wahlscheine, Unterstützungslisten für Wahlvorschläge sowie eingenommene Eintragungsscheine (sofern keine Wahlprüfungsbeschwerden anhängig sind) |
ggf. Archivierung | |
Wasser-und Kanalabrechnung, Abwasserabgabe | Feststellung und Abrechnung des jährl. Verbrauchs | Art. 23 GO, gemeindl. Satzung | Identifikationsdaten, Adressdaten | Verbraucher | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | EAPL 6328, 6344, 8633 | |
Zutrittsberechtigung zu gemeindlichen Gebäuden | Verwaltung der Zutrittsberechtigungen | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Berechtigte Personen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 1 Jahr nach Rückgabe | ||
PERSONALAMT | |||||||||
Arbeitssicherheit | Arbeitsschutz und Unfallverhütung | ASIG | Identifikationsdaten, Gefährdungs-beurteilung | Beschäftigte | Mitarbeiter der Verwaltung, Fachkraft für Arbeitssicherheit, ggf. Betriebsarzt | 10 Jahre | EAPL 0405 | ||
Personalverwaltung | Personalaktenführung, Gehalts- und Bezügeabrechnung, Dienstreisemanagemant, Reisekostenabrechnungen, Arbeitszeitverwaltung, Beamtenversorgung, Beihilfe, Personalfürsorge, Personalentwicklung, betriebl. Gesundheitsmanagement, arbeits- und tarifrechtl. Angelegenheiten | TVöD, BayBesG, KWBG, ArbZG, ArbZV, BayMuUrlG, Beihilferichtlinien, BayRKG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten, Steuerdaten, gesetzliche Vertreter, Personenstandsdaten, Sozialversicherungs-daten | Beschäftigte | Mitarbeiter der Verwaltung, Finanzamt, Gehaltsabrechnungsstelle, Träger der Sozialversicherung, Kindergeldstelle, Zusatzversorgungskasse, Beihilfeabrechnungsstelle, Gewerbeaufsichtsamt | es gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen, Personalakten 5 Jahre nach Ausscheiden; Lohnkonten 10 Jahre bzw. max 6 Jahre nach letzter Zahlung; Reisekosten 5 Jahre | EAPL 03 | ||
Stellenausschreibungen, Bewerbungsverfahren | Neu- und Nachbesetzung von Arbeitsplätzen | AGG, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Stellenbewerber | Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates | keine | max. 3 Jahre | EAPL 0305 | |
IT-BEREICH | |||||||||
Betrieb der Webseite | Analyse der Nutzung des Websiteangebots zu statistischen Zwecken | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Anonymisierte IP-Adressen der Nutzer | Nutzer des behördl. Websiteangebots | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | Nach Trennung der Verbindung mit Homepage automatisch gelöscht bzw. durch Anonymisierung | ||
Protokollierung EDV-Systeme | Schutz vor und Nachvollziehbarkeit von Angriffen; Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs, Datenschutzkontrolle, | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Art. 32 DSGVO | IP-Adresse | Beschäftigte | Mitarbeiter der Verwaltung | Keine | Max. 12 Monate | ||
Verwaltung von Benutzerkonten | Verwaltung von Zugriffsrechten auf die EDV-Systeme | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Kommunikationsdaten | Beschäftigte | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 6 Monate nach Ausscheiden | ||
MELDE- UND PASSWESEN | |||||||||
Beantragung und Ausstellung von Dokumenten | Beantragung, Ausstellung, Verlängerung von Personalausweisen, vorläufigen und Ersatzpersonalausweisen, Reisepässen, vorl. Reisepässen und Kinderreisepässen und eID-Karten | § 1 Abs. 1 PassG, § 1 Abs. 1 PAuswG, § 8 eIDKG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. gesetzliche Vertreter | Personen mit deutscher Staatsangehörigkeit | andere Meldebehörden, Auftragsverarbeiter, Bundesdruckerei, | Botschaften im Ausland nach § 19 PassG | mind. bis zur Ausstellung neuer Dokumente, max. bei Reisepässen 5 Jahre, bei Personalausweisen und eID-Karten 10 Jahre, bei Kinderpässen 5 Jahre, jeweils nach Ablauf der Gültigkeit, | EAPL 151 | |
Führungszeugnisse und Gewerbezentralregister | Bearbeitung von Anträgen für die Nachweise zur persönlichen bzw. gewerblichen Zuverlässigkeit | § 30 BZRG, § 150 GewO | Identifikationsdaten, Adressdaten | Antragsteller | Bundesamt für Justiz | keine | nach Abgabe an das Bundesamt für Justiz | ||
Fischereirecht | Ausstellung und Verlängerung von Fischereischeinen | BayFiG, AVBayFiG, VwVFiR | Identifikationsdaten, Adressdaten | natürliche Personen mit Fischerprüfung | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre, Scheine auf Lebenszeit nach Tod bzw. spätestens 90 Jahre nach der Geburt | EAPL 757 | |
Gewerbeausübung | An-, Um- und Abmeldung von Gewerbetreibenden, Auskünfte, Erteilung gewerberechtl. Erlaubnisse, Ausnahmen vom Ladenschlussgesetz | GewO, LadSchlG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | jetzt und früher im Gemeindegebiet gewerblich tätige Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Polizei, Rententräger, Krankenkassen, Rechtsanwälte, statistisches Landesamt, andere Behörden u. öffentl. Stellen | keine | 10 Jahre nach Abmeldung | EAPL 82 | |
Führen des Melderegisters | An-, Um- und Abmeldung, Meldeauskünfte, Datenübermittlung | §§ 1 – 3 BMG | Identifikationsdaten, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit, ggf. gesetzl.. Vertreter und weitere in § 3 BMG genannte Daten | jetzt und früher im Gemeindegebiet wohnhafte Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, die mit Wahlen Beauftragten Stellen, Bundeszentralamt für Steuern, andere Meldebehörden, andere Behörden u. öff. Stellen, öff.-rechtl. Religionsgemein-schaften, Suchdienste, Auskunftsuchende Parteien, Wählergruppen u.a. Träger von Wahlvorschlägen, Adressbuchverlage, Auftragsverarbeiter | innerhalb EU, EWR, wenn für öffentl. Aufgaben erforderlich | aktuelles Verzeichnis sofort nach Wegzug oder Tod, Daten für Lohnsteuerkarten (Religion, steuerrechtl Daten) 1 Jahr zum Jahresende, gesonderte Aufbewahrung 50 Jahre nach Wegzug oder Tod | EAPL 150 | |
Nutzung von Meldedaten (intern) | Weitergabe der Meldedaten nach § 3 MeldeG an verwaltungsinterne Stellen zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben | § 37 BMG | im Regelfall nur Identifikations- und Adressdaten | Gemeindebürger | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | nach Wegfall des Erhebungszwecks (im Regelfall max. 1 Jahr) | ||
STANDESAMT | |||||||||
Beurkundung einer Eheschließung | Anmeldung einer Eheschließung, Eheschließung, Befreiung von der Beibringung eines Ehefähigkeitszeugnisses, Nachbeurkundung einer im Ausland geschlossenen Ehe, Fortführung des Eheregisters, Ausstellung von Eheurkunden, Anerkennung einer ausländischen Entscheidung in Ehesachen, Umwandlung Lebenspartnerschaft in Ehe, Fortführung Lebenspartnerschaftsregister, Erklärung Namensführung in der Ehe und nach Auflösung, Berichtigung | PStG und PStV | Identifikationsdaten, Adressdaten, Religionszugehörigkeit, Personenstandsdaten, weitere unter § 58 Abs. 5 PStV genannte Daten, Einkommen bei Antrag an das Oberlandesgericht | Alle im Gemeindegebiet derzeit oder früher gemeldeten und verheirateten Personen, Personen die in der Gemeinde geheiratet haben oder heiraten möchten | zuständiges Meldeamt, andere Standesämter, andere Behörden u. öffentl. Stellen, Landesamt für Statistik, Auftragsverarbeiter, Auskunftssuchende lt. § 62 PStG, Gemeindekasse, Buchhaltung, Mitarbeiter der Verwaltung, Oberlandesgericht | ausländische Behörden nach § 62 Abs. 4 PStV | 80 Jahre | EAPL 114, danach Archivierung | |
Beurkundung einer Geburt | Anzeige einer Geburt, Nachbeurkundung einer Auslandsgeburt, Fortführung des Geburtsregisters, Ausstellung von Geburtsurkunden | PStG und PStV | Identifikationsdaten, Adressdaten, Religionszugehörigkeit, Personenstandsdaten, Geburtszeit des Kindes, weitere unter § 57 Abs. 6 PStV genannte Daten | alle im Gemeindegebiet geborenen Kinder und alle im Gemeindegebiet früher oder derzeit wohnhaften in Deutschland und im Ausland geborenen Kinder | zuständiges Meldeamt, zuständiges Jugendamt, andere Standesämter, andere Behörden u. öffentl. Stellen, Landesamt für Statistik, Auftragsverarbeiter AKDB, Auskunftssuchende lt. § 62 PStG, Mitarbeiter der Verwaltung | Konsulate, Botschaften, ausländische Behörden nach § 62 Abs. 4 PStV | 110 Jahre | EAPL 113, danach Archivierung | |
Beurkundung eines Sterbefalls | Beurkundung Sterbefall, Beurkundung eines Auslandssterbefalls, Fortführung des Sterberegisters, Ausstellung von Sterbeurkunden | PStG und PStV | Identifikationsdaten, Adressdaten | die Angehörigen der im Gemeindegebiet verstorbenen Personen und die Hinterbliebenen der früher in Orten gemeldeten und im Ausland verstorbenen Personen | Nachlassgericht (Amtsgericht), Finanzamt, Testamentskartei, Landesamt für Statistik, Auftragsverarbeiter AKDB, Auskunftssuchende nach § 62 PStG, Gemeindekasse, Buchhaltung, Mitarbeiter der Verwaltung | nur Daten des Verstorbenen | 30 Jahre | danach Archivierung | |
Beurkundung einer Vater- und/oder Mutterschaft | Vaterschafts- und Mutterschaftsanerkennung | PStG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Personenstandsdaten | alle Eltern im Gemeindegebiet | andere Standesämter, Auftragsverarbeiter | keine | Geburtsregister 110 Jahre | danach Archivierung | |
Kirchenaustritt | Erklärung über das Austreten aus eine öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaft | Art. 3 Abs. 4 KirchStG i.V.m. AVKirchenStG | Identifikationsdaten Adressdaten Religionszugehörigkeit Personenstandsdaten | alle in der Gemeinde gemeldeten Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Pfarramt, Kirchensteueramt, Buchhaltung, Auftragsverarbeiter | keine | dauerhaft | ||
Namensänderungen | Änderungen des Vor- oder Nachnamens | PStG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Familienstand, Staatsangehörigkeit | betroffene Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Auftragsverarbeiter | keine | dauerhaft | ||
Friedhofsverwaltung | Bescheiderstellung für Bestattungskosten, Kontakt mit Grabnutzungsberechtigten, Abrechnung gewerblicher Arbeiten | Art. 15 BestG § 15 BestV Nr. 6 BestBek | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter | keine | 10 Jahre | ||
ORDNUNGSAMT | |||||||||
Brand- und Katastrophenschutz | Organisation Brand- und Katastrophenschutz | BayFwG, BayKSG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Führungskräfte der Hilfsorganisationen, Beschäftigte | Führungskräfte der Hilfsorganisationen | keine | 10 Jahre | EAPL 093 | |
Dauerparkscheine | Verkauf und Verwaltung von Dauerparkscheinen für alle gemeindlichen Parkplätze | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Kfz-Kennzeichen | Bürger, Gäste | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 5 Jahre (nach Ablauf der Gültigkeit) | ||
Erlaubnis nach § 12 GastG | Bearbeitung des Antrags auf vorübergehenden Alkoholausschank bei einmaligen Veranstaltungen | GastG, FTG, ImSchG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, ggf. Polizei, Finanzamt, Feuerwehr, BRK | 5 Jahre | EAPL 8233 | ||
Feuerwehr | Datei der Feuerwehrangehörigen und Einsätze, Abrechnung der Einsätze | BayFWG, Feuerwehrsatzung | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Feuerwehrangehörige, Verursacher von Einsätzen, Brand- und Unfallopfer | Mitarbeiter der Verwaltung, Polizei, Rettungsdienste, andere Behörden oder öff. Stellen | keine | 10 Jahre | EAPL 0914 | |
Friedhofsverwaltung | Bescheiderstellung für Bestattungskosten, Kontakt mit Grabnutzungsberechtigten, Abrechnung gewerblicher Arbeiten, Grabmalgenehmigungen | Art. 15 BestG, § 15 BestV, Nr. 6 BestBek, Friedhofssatzung | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kontaktdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter, Bestatter, Nachlassgericht | keine | 5 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrechts | EAPL 5543 | |
Konzessionsabgaben | Rückzahlung von Großvieheinheiten an Tierbesitzer/Landwirte | Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Lotteriegenehmigung | Durchführung des Genehmigungsverfahrens | LotterieV | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, Polizei | keine | 5 Jahre | EAPL 1331 | |
Marktfestsetzungen | Genehmigung von Ausstellungen, Messen, Jahrmärkten, Spezial-, Trödel-, Flohmärkten | GewO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen, Vereinsvertreter | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, ggf. Polizei, Feuerwehr, BRK | keine | 5 Jahre | EAPL 842 | |
Notunterkunft | Betrieb der Notunterkunft, Abschluss von Nutzungsvereinbarungen | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b (Nutzungs-vereinbarungen) und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Empfehlung für das Obdachlosen-wesen STMI | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | Wohnungslose Personen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Sicherheitsrechtliche Maßnahmen | sicherheitsrechtliche Anordnungen | LStVG, FTG, ImSchG, LadSchlG, SprengG | Identifikationsdaten, Anschrift, weitere Kontaktdaten, Halterdaten, Führungszeugnisse, Versicherungsscheine | Empfänger von begünstigenden (Genehmigung) oder belastenden Anordnungen (Untersagung, Verbot, Aufhebung einer Erlaubnis) | Mitarbeiter der Verwaltung, Sicherheitsbehörden, Polizei, Gesundheitsamt, Veterinäramt, Verwaltungsgerichte, Feuerwehr, BRK | keine | 10 Jahre | EAPL 131 | |
Spielgeräte- und Automatengenehmigung | Durchführung der Geeignetheits- und Standortüberprüfung | § 33c GewO, JuSchG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Finanzamt, ggf. Polizei | keine | 5 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 1332 | |
FINANZEN | |||||||||
Erschließungsbeiträge und Herstellungsbeiträge | Abrechnung von Straßenbaumaßnahmen und Wasser/Kanal | BauGB, KAG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Flurnummern | Anlieger der erschlossenen Straße und der Anwesen | Mitarbeiter der Verwaltung, Behörden und öffentl. Stellen | keine | 30 Jahre | EAPL 6341 | |
Führung der Personen- und Kassenkonten | Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Beitreibung, Vollstreckung, Zahlungsabwicklung | § 57 KommHV-Doppik | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten | Zahlungspflichtige, Zahlungsempfänger | Mitarbeiter der Verwaltung, Banken und Sparkassen | keine | Jahresabschlüsse dauerhaft, Bücher 10 Jahre, Belege 6 Jahre | EAPL 950 | |
Gewerbesteuer | Erstellung von Gewerbesteuer-bescheiden | § 5 GewStG, § 88a und 93 AO, Messbescheide vom Finanzamt | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten | Gewerbesteuerpflichtige | Zustellvertreter, Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen | keine | 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 924 | |
Grundsteuer | Erstellung von Grundsteuer-bescheiden | § 10 GrdStG, § 88a und 93 AO, Messbescheide vom Finanzamt | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten Steuerdaten | Grundsteuerpflichtige | Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen | keine | 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 924 | |
Grundstücksverkehr | Abschluss von Kauf-, Erbbaurechtsverträgen, Grunddienstbarkeiten, beschränkt pers. Dienstbarkeiten | BGB | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | Grundstücksbewerber Grundstückserwerber Grundverkäufer Vertragspartner | Mitarbeiter der Verwaltung, Mitglieder des Gemeinderates, Notare, Vermessungsamt, Grundbuchamt | keine | 10 Jahre nach Vertragsabschluss | EAPL 6112 | |
Hundesteuer | Erstellung von Hundesteuer-bescheiden | KAG, § 88a und 93 AO, Hundesteuersatzung | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten | Hundebesitzer | Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen, ggf. Polizei | keine | 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 924 | |
Kurbeitrag /Fremdenverkehrsbeitrag | Durchführung des Verfahrens zur Erhebung eines Kurbeitrags/Fremdenverkehrs-beitrag | GO, KAG, Kurbeitragssatzung | Identifikationsdaten inkl. Geburtsdatum, ggf. Schwer-behinderung über 80% (bei gestaffelten Sätzen), Adressdaten, Bankdaten | Übernachtungsgäste im Gemeindebereich | Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen | keine | 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 924 | |
Leibrentenverträge | Abwicklung und Bezahlung von Leibrenten aus Grundstückskäufen und Ratenkaufverträgen | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst b DSGVO, Kaufverträge | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten | Verkäufer der Grundstücke | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre nach Vertragserfüllung | ||
Listen und Ordner von Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfängern | zur Übersicht und zum Buchen, Erstattungen, SEPA-Mandate | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, KommHV | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtige, Spendengeber, Zuwendungsempfänger | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Pfändungserstellung im Rahmen der Vollstreckung | Pfändung von öffentlich-rechtlichen Forderungen | Art. 26 Abs. 5, 7 VwZVG §§829 ff ZPO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Fälligkeiten, Forderungsbeträge | Zahlungspflichte | Mitarbeiter der Verwaltung Drittschuldner | keine | 10 Jahre | EAPL 9512 | |
Stundungsantragsbearbeitung | Stundung von Ansprüchen aus dem Schuldverhältnis | § 222 AO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Schuldnerdaten | Zahlungspflichtige | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 10 Jahre | ||
Übungsleiterzuschüsse | Gewährung von Zuschüssen für Sportvereine | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Nachweis der Qualifikation | Übungsleiter | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 5 Jahre | EAPL 5231 | |
Verwahrung von Bürgschaften | Verwahrung von Bürgschaften | § 17 Abs. 4 VOB | Identifikationsdaten, Adressdaten | Zahlungspflichtige | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | werden nach Ablauf der Bürgschaftsbindung an den Zahlungspflichtigen zurück gegeben | ||
Zweitwohnungssteuer | Erstellung von Zweitwohnungssteuerbescheiden | GO, KAG, Zweitwohnungssteuer-satzung | Identifikationsdaten, Adressdaten, Bankdaten, Steuerdaten | Inhaber einer Zweitwohnung | abweichende Bescheidempfänger, Mitarbeiter der Verwaltung, Bevollmächtigte, sonst. Behörden u. öff. Stellen | keine | 10 Jahre nach Wegfall der Grundlage | EAPL 924 | |
BAUAMT | |||||||||
Bauantrag, genehmigungsfreie Bauten, Bauvoranfragen | Bearbeitung und Entscheidung bzgl. der Anliegen bzw. Anträge | BauGB und BayBO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Antragsteller, Nachbarn, Betroffene | Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Landratsamt Traunstein | keine | dauerhaft | EAPL 602 | |
Bauberatung | Behandlung von formlosen Bauanfragen | BauGB und BayBO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Anfragende Personen | Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. Landratsamt Traunstein | keine | 5 Jahre | EAPL 6020 | |
Baubewerberliste “Einheimischenmodell” | Durchführung des Einheimischenmodells | Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchst a DSGVO (Einwilligung) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Bewerber aus dem Gemeindegebiet | Mitarbeiter der Verwaltung, Gemeinderat | keine | bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Abschluss des Verfahrens | ||
Bauleitplanung | Behandlung von Einwendungen von Privatpersonen | BauGB | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Antragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung, Kommunale Gremien, Behörden, Träger der öffentlichen Belange | keine | 30 Jahre | EAPL 610, ggf. Archivierung | |
Hausnummernvergabe | Vergabe/Änderung/Platzierung von Hausnummern | GO, BauGB, BayStrWG, Hausnummernsatzung | Identifikationsdaten, Adressdaten | Bauherr | Mitarbeiter der Verwaltung, Finanzamt Traunstein, Vermessungsamt Traunstein, sonstige beteiligte Stellen | keine | 30 Jahre | EAPL 6313 | |
Kleinkläranlagen | Bearbeitung von Anträgen, Förderungen, Ausstellung von Bescheinigungen | BayWG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Antragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Staatl. Bauamt | keine | 30 Jahre | EAPL 6324, ggf. Archivierung | |
Mitwirkung Abmarkung von Grundstücken | Erstellen der Rechnungen der Feldgeschworenen über Vermessungsgebühren | Gesetz über die Abmarkung von Grundstücken | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Antragsteller, Nachbarn, Betroffene | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 30 Jahre | EAPL 651 | |
Stellungnahmen in bau- und denkmalschutzrechtlichen, umwelt- und wasserrechtlichen Angelegenheiten | Gemeindliches Einvernehmen | BauGB, BayBO, BayWG, BayWHG, BayNatSchG, BImSchG | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Bauherr, Antragsteller, Nachbarn | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein, Landesamt für Denkmalschutz, Landesamt für Umwelt, Wasserwirtschaftsamt | keine | 30 Jahre | ||
Vorkaufsrechte | Erteilung eines Negativzeugnisses | BauGB | Identifikationsdaten, Adressdaten | Antragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung, Landratsamt Traunstein | keine | 5 Jahre | ||
BAUHOF | |||||||||
Abrechnung Leistungen für Dritte | Rechnungsstellung für Bauhofleistungen an nicht gemeindliche Stellen | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (schriftl. od. mündl. Vertrag) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | natürliche und juristische Personen, die den Bauhof in Anspruch nehmen | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | 5 Jahre | EAPL 6065 | |
Bürgeranfragen | Behandlung von Hinweisen und Rückfragen von Privatpersonen (z.B. Straßenschäden, Heckenschnitt) | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Bürger | Mitarbeiter der Verwaltung und des Bauhofes | keine | nach Wegfall der Grundlage | ||
SOZIALBÜRO | |||||||||
Jugendarbeit | Durchführung von Maßnahmen und Veranstaltungen | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO (ggf. Einwilligung der Eltern, Vormund) | Identifikationsdaten | Teilnehmer, Nutzer der Angebote, Eltern, Vormund | Mitarbeiter der Verwaltung, ggf. durchführende Vereine, Organisationen, Personen | keine | max. 1 Jahr bzw. bis zum Widerruf der Einwilligung | ||
Koordination der Helferkreise | Vernetzung der Helferkreise, Koordinierung, Informationsweitergabe, Hilfestellung, Schulung | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. a und e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO (teilw. Einwilligung erforderlich) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | ehrenamtliche Helfer | Mitarbeiter der Verwaltung, andere Behörden, andere Helfer, betreute Personen | keine | 10 Jahre bzw. bis zum Wegfall der Grundlage oder Widerruf der Einwilligung | ||
Rentenantragstellung (online) | Erstellen des Online-Rentenantrags | SGB VI, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Rentenantragsteller | Mitarbeiter der Verwaltung | keine | nach Übernahme der DRV | ||
Soziale Beratung allgemein | Beratung von verschiedenen Personengruppen (z.B. Schwerbehinderte, Senioren, Bedürftige) | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Krankenkasse, Schwerbehinderung, Pflegegrad | Gemeindebürger | Behinderten- und Seniorenbeauftragter, Mitarbeiter der Verwaltung, ehrenamtliche Helfer | keine | 10 Jahre | ||
Sozialfonds | Gewährung von Zuschüssen und Darlehen für in Not geratene Bürger | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Einkommens-nachweise | bedürftige Bürger der Gemeinde, Betreuer | Mitarbeiter der Verwaltung, Bürgermeister, Gemeinderat | keine | 10 Jahre nach Gewährung des Zuschusses bzw. Rückzahlung Darlehen | ||
TOURISTENINFORMATION | |||||||||
Beherbergungsmeldung | Durchführung des Verfahrens von Beherbergungen | §§ 29, 30 BMG, Art. 4 BayAGBMG | Identifikationsdaten und Adressdaten nur einer (die Reisenden vertretenden) Person, Staatsangehörigkeit aller Personen, Passnummer bei ausländ. Personen, An- und Abreisedatum | Übernachtungsgäste im Gemeindebereich | zust. Verwaltungsmitarbeiter | keine | 1 Jahr (bzw. bis zur Bestandskraft von Kurbeitrag /Fremden-verkehrsbeitrag) | ||
Bürgerapp | Weitergabe von Information über das Gemeindeleben | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) | E-Mail-Adresse, Benutzername, Kennwort, ggf. Identifikationsdaten | Nutzer der App | Mitarbeiter der Verwaltung, Auftragsverarbeiter | keine | bis zur Löschung des Kontos (bzw. Widerruf der Einwilligung) | ||
Gastgeberdatenbank | Führen einer Unterkunftsdatenbank | Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Gastgeber, Vermieter | Mitarbeiter der Verwaltung Unterkunftssuchende | bei Interesse | bis Speicherzweck erlischt | ||
Gästeehrungen | Planung und Durchführung der Ehrung verdienter Gäste | Art. 4 BayDSG, GO bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst a (Einwilligung bzgl. Veröffentlichung) | Identifikationsdaten, ggf. Gastgeber | Gäste | Mitarbeiter der Verwaltung, Öffentlichkeit | keine | 10 Jahre | ggf. Archivierung | |
Touristische Information | Durchführung der projektbezogenen Arbeiten im Bereich Fremdenverkehr | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, Art. 7, 57 GO | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten | Touristikunternehmen, Leistungserbringer im Bereich Fremdenverkehr | zust. Verwaltungsmitarbeiter, Urlauber, Hotelgäste, Tourismusbehörden, Tourismusverbände, Öffentlichkeit | bei Interesse | 10 Jahre | ||
KINDERTAGESSTÄTTEN | |||||||||
Kindergarten/Kinderkrippe | Abschließen von Betreuungsverträgen und Durchführung von Anmeldungen (ggf. auch online), Verwaltung der organisatorischen Abläufe und Abrechnungen | BayKiBiG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (Betreuungsvertrag) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Bankdaten | Kinder, Eltern, Vormund, Träger der Kindertageseinrich-tungen, Mitarbeiter der Träger und Einrichtungen | Mitarbeiter der Verwaltung, Träger der Kindertagesstätten und Mitarbeiter der Einrichtungen | keine | Unfallbuch, Anmeldungen, Verträge, Abrechnungen 5 Jahre nach Austritt, Anwesenheitslisten, Notfallkontakte umgehend nach Austritt | ||
Mittagsbetreuung | Anmeldung und Abrechnung der Mittagsverpflegung und Mittagsbetreuung | BayKiBiG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag) | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Bankdaten | Kinder, Eltern, Vormund, Träger der Kindertageseinrich-tungen, Mitarbeiter der Träger und Einrichtungen | Mitarbeiter der Verwaltung, Träger der Kindertagesstätten und Mitarbeiter der Einrichtungen | keine | 5 Jahre | ||
GEMEINDEBÜCHEREI | |||||||||
Bücherverleih | Buchausleihe und Beitrags- und Gebührenabrechnung, | Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchst. e DSGVO, Art. 4 BayDSG, GO, Satzung | Identifikationsdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten | Buchausleiher, ggf. gesetzl. Vertreter, weitere Nutzer der Gemeindebücherei, andere Bibliotheken im Rahmen der Fernleihe | Mitarbeiter der Bücherei, Auftragsverarbeiter | keine | 10 Jahre | EAPL 301 |